Wanneer een medewerker ziek wordt, is het cruciaal dat managers snel en gestructureerd handelen. Een goede ziekteverzuimbegeleiding bevordert het herstel, verkort de verzuimduur en zorgt voor naleving van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). In dit artikel lees je stap voor stap hoe je ziekteverzuim professioneel begeleidt en hoe een casemanager hierbij kan ondersteunen.
1. Eerste twee weken ziekte: dagelijks contact
In de eerste twee weken van het ziekteverzuim is dagelijks contact met de zieke medewerker essentieel. Dit kan telefonisch, via e-mail of online. Het doel is om:
- De medewerker te ondersteunen en betrokken te houden;
- Tijdig signalen van complicaties of extra hulp te herkennen;
- Betrokkenheid en motivatie van de medewerker te behouden.
Let op: Als een medewerker in het ziekenhuis ligt of duidelijk langere tijd niet kan werken, is dagelijks contact niet noodzakelijk.
2. Schakel een casemanager in
Aan het einde van de tweede week wordt het tijd om een casemanager in te schakelen. In week drie plant de casemanager een persoonlijk gesprek in met de medewerker.
Een casemanager kan:
- Advies geven voor een effectief herstel;
- Stimuleren dat behandelaren zoals de huisarts, praktijkondersteuner of specialist tijdig betrokken worden;
- Een overzicht maken van de eerste stappen richting re-integratie.
3. Casemanager neemt verzuim begeleiding over
Vanaf week drie kan de casemanager de verzuimbegeleiding overnemen. Dit omvat:
- Wekelijkse gesprekken met de medewerker;
- Bespreken van re-integratiemogelijkheden;
- Afstemmen van acties met arbodienst, werkgever en andere externe specialisten;
- Monitoren van voortgang en signaleren van knelpunten;
- Volgen van de verplichte wet- en regelgeving rondom verzuim.
4. Vaste momenten volgens de Wet Verbetering Poortwachter
Een professionele casemanager zorgt dat de WVP-termijnen worden nageleefd:
- 6e week: consult bij de bedrijfsarts;
- 8e week: Plan van Aanpak (PvA) opstellen;
- Vanaf de 3e maand: minimaal tweewekelijkse contactmomenten om re-integratie te bespreken.
5. Ziekteverzuim langer dan één jaar
Bij ziekteverzuim langer dan twaalf maanden neemt de administratieve en organisatorische last toe. Wettelijke verplichtingen volgens de WVP zijn onder andere:
- Beoordelingen van arbeidsongeschiktheid;
- Contact met arbeidsdeskundige;
- Contact met arbodienst en via hen de arboarts;
- Contact met verzekeraars;
- Opstellen van vervolgplannen voor re-integratie;
- Begeleiding bij aanpassingen of herplaatsing.
De casemanager biedt hierbij belangrijke ondersteuning met kennis van procedures en een netwerk van artsen, behandelaars en UWV-contacten. Zo blijft de werkgever ontlast en verloopt alles correct en tijdig.
6. Veelvoorkomende misvattingen van werkgevers
Sommige werkgevers denken:
- “Wij kunnen dit zelf ook regelen.”
- “Een externe casemanager kost teveel.”
- “Onze HR-medewerkers weten dit wel.”
Waarom een externe casemanager beter is:
- Managers hebben vaak geen uitgebreide training in WVP-procedures;
- Het vergt nauwkeurigheid en een proactieve werkwijze om alle termijnen en afspraken correct te volgen;
- Casemanagers hebben ervaring en overzicht, en kennen het netwerk van artsen en UWV;
- Vermindert risico op fouten of gemiste deadlines, waardoor juridische problemen worden voorkomen.
Kortom, een externe casemanager zorgt voor professionele ziekteverzuimbegeleiding en verhoogt de kans op een succesvolle terugkeer van de medewerker.
Conclusie
Door vanaf week 1 actief te communiceren, vanaf week 3 een casemanager in te schakelen en de WVP-termijnen strikt te volgen, ondersteun je het herstel en de re-integratie van de medewerker optimaal. Een externe casemanager neemt veel werk en risico’s uit handen en vergroot de kans op een succesvolle terugkeer naar werk.
